Årets karrieredag ble også i år gjennomført feilfritt. Som alle tidligere år har IndØk-studenter vært sterkt involvert i arrangementet. Blant annet Rayan, som i dette intervjuet forteller om hvordan det var å lede et så stort arrangement.

Fortell litt om prosessen

Leder for karrieredagsteamet blir plukket ut av det foregående styret, og da jeg var med som bedriftsansvarlig for KD19, ble jeg plukket ut til å være styretsleder for Karrieredagen 2020.

Allerede i mars i fjor begynte jeg å rekruttere det nye karrieredagsteamet og sammen med en annen person holdt jeg intervjuer. Det å sette sammen et helt nytt team var ganske gøy, da jeg fikk muligheten til å bli kjent med forskjellige folk, men samtidig så er det dessverre slik at ikke alle går videre. For meg var det viktig at de som skulle være med i KD-teamet hadde hatt noe erfaring fra tidligere studentforeninger, videre var deres motivasjon for å være med, hva de kunne bidra med og en del andre faktorer avgjørende.

Det som er bra med KD er at, hvert fall de siste årene, så skriver hvert enkelt verv erfaringsskriv om potensielle forbedringer og viktige erfaringer. Det å kunne lese gjennom dette og bli kjent med oppgavene er utrolig viktig for å kunne bygge på suksessen fra tidligere og hjelpe det nye teamet med å konkretisere hva de skal gjøre.

I august startet vi med prosjektplanlegging. De første ukene blir man bedre kjent med oppgavene og får litt feeling på hva vervet faktisk består av, hvordan vi skal arbeide og bruk av ulike metoder og verktøy for å gjennomføre prosjektet.

For å sammensveise teamet reiste vi til Kragerø resort på kick-off. Selv om det høres fint ut å reise til Kragerø resort, så brukte vi mye av tiden på møter der vi diskuterte de ulike oppgavene for hvert enkelt verv og lagde en fremdriftsplan med ulike milepæler og oppgavene som måtte gjøres for å oppnå disse. For å oppsummere dette, så var vi der fra fredag til søndag, og i løpet av denne tiden brukte vi totalt 22 timer på møter. Videre hadde vi også sosiale aktiviteter på kvelden for at teamet skulle bli bedre kjent med hverandre og øke deres motivasjon. Dette var for at man ikke skulle være redd for å spørre andre i teamet om hjelp når det var nødvendig. En av våre viktigste verdier var å samarbeide for å kunne hjelpe hverandre når det var nødvendig.

Etter dette hadde vi møter hver uke. Møtene handlet om hva som er gjort, ikke gjort og hva som måtte gjøres. Trello, Slack og SharePoint var verktøy som ble mest brukt. Trello ble brukt som planleggingsverktøy for å holde styring på alle oppgavene, Slack ble brukt som kommunikasjonsverktøy for intern kommunikasjon og SharePoint for lagring av ulike dokumenter.

Hvordan var det å lede et så stort arrangement?

Når du er leder for et så stort arrangement handler alt om teamet du har med deg. Når du vet du har et team som gjør de oppgavene de skal gjøre, så kan lederen være mer avslappet, og slipper å detaljstyre. Selvfølgelig kommer det beslutninger og utfordringer, men det er en del av spillet. Det har vært veldig gøy og lærerikt, hele prosessen fra å starte med et team som ikke kjente hverandre, som til slutt jobbet veldig godt sammen og hjalp hverandre slik at Karrieredagen kunne skape verdi for både studentene og bedriftene som deltok.

Dessuten så fikk jeg som leder en unik mulighet til å bli bedre kjent med hver enkelt person i teamet. Hva de følte seg komfortabel med og hva de ikke følte seg komfortabel med, passe på at alle hadde det bra og motivere dem. Ikke minst sørge for at prosjektet går sin vei og at alt som skulle gjøres ble gjort. Videre så var det viktig å passe på at jeg alltid var for klar for hvert møte og sørge for at de ukentlige møtene bidro til en flyt i alt som måtte gjennomføres.

Men igjen, så handler alt om teamet, og jeg er veldig glad for det teamet jeg hadde. De har gjort en utrolig bra jobb fra A til Å. De har vært flinke til å hjelpe hverandre og så mye mer!

Hva har du lært av å lede karrieredagen?

Jeg har lært utrolig mye. Hvordan gjennomføre ett prosjekt fra bunnen av til at alt er gjennomført. Hvordan man skal kommunisere på best mulig måte, håndtere forskjellige personer i et team, hvordan man skal motivere personer, hvordan man skal lede, hvordan man best skal tilrettelegge oppgavene, hvilke verktøy som bør brukes (slack / trello). Jeg har rett og slett lært utrolig mye.

Du skal alltid være på hugget og forsøke å være et skritt foran. Du har ikke ansvar bare for deg selv, men for hele teamet.

Var det noe du ville gjort annerledes?

Når du har folk som har ulike personligheter er det vanskelig å se hvem som vil gjøre hva. Hvem vil bli pushet og ikke bli pushet. I begynnelsen kunne jeg hatt en samtale med hver enkelt person. Jeg kunne spurt hver enkelt hvordan de liker å jobbe best. For som leder må du vite hvordan dine ansatte best liker å jobbe. Å kartlegge personlige egenskaper til de ansatte er altså et veldig viktig steg som jeg ikke benyttet av for Karrieredagen.

Som en konsekvens av denne lærdommen har jeg nå i bedriften jeg var med å starte, Innow, fått vår HR-leder til å ha en samtale med hver ansatt for å få en oversikt over personlige egenskaper. På denne måten vet både jeg og alle ansatte hvordan hver enkelt best liker å jobbe og vi kan tilpasse oppgaver til det.

Hvilke tilbakemeldinger har dere fått etter karrieredagen?

Vi har fått veldig mange gode tilbakemeldinger. Flere bedrifter har sagt at det er den beste Karrieredagen de har vært på. Det er veldig stas for oss.

Vi gjorde en del ekstra tiltak i år for å forbedre Karrieredagen basert på tilbakemeldinger vi fikk i fjor fra bedriftene.  F.eks. starte med å dele klistremerker til studentene etter hvilken studieretning de studerte. Vi økte også antall frivillige i år som hjalp både studentene og bedriftene med ulike spørsmål.  Vårt fokus på karrieredagen er å tilby ekstra service til både bedriftene og studentene. Vi ønsker at alle skal ha det godt. Folk skal være glade og ikke mangle noe. Banketten i år fikk vi også mange gode tilbakemeldinger på. Hvor vi hentet inn Rosen som toastmaster, Sporsheim med standup, og Malik med magishow.

Igjen så vil jeg nevne at det er teamet som gjorde en fantastisk jobb og dette bidro til å styrke Karrieredagen som igjen førte til mer verdi til alle som deltok på arrangementet.

Gjøres det en god jobb så får man stort sett gode tilbakemeldinger.